給与支払報告書とは?

給与支払報告書 年末調整

給与担当者にとって1年に1度の大イベント年末調整。そのゴールは書類の作成、提出です。

そんな年末調整書類の代表格、給与支払報告書とはどんなものなのでしょうか。難しそうでカンタンそうな給与支払報告書についてまとめてみました。

給与支払報告書とは?

給与支払報告書は各市区町村が住民税を計算するために必要な書類

給与支払報告書は個人別明細書と総括表がある

給与支払報告書は各市区町村が住民税を計算するために必要な書類

給与支払報告書は市区町村などの自治体が住民税を計算するための書類です。

年末調整源泉徴収した所得税を精算することですが、その際、その年の所得が確定します。

年末調整と所得税について詳しくはこちらの記事をご覧ください。

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その確定した所得を元に市区町村などの自治体によって翌年の住民税が計算されます。

例えば2018年の年末調整をしたら、確定する所得税は2018年のものですが、住民税は2019年のものになります。

つまり市区町村などの自治体が住民税を計算するための資料として市区町村などの自治体に送付するのが給与支払報告書なのです。

給与支払報告書年末調整業務の最終段階として作成するものです。

年末調整で作成する書類について詳しくはこちらの記事をご覧ください。

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給与支払報告書は個人別明細書と総括表がある

給与支払報告書は、一つの書類のことではなく、個人別明細書と総括表を総称して給与支払報告書と呼びます。

個人別明細書とは?

年末調整の最終段階では源泉徴収票も作成されますが、わかりやすく言うと源泉徴収票は複写で4通作成されます。

その4通作成された源泉徴収票のうち、実は2通は給与支払報告書であり、”個人別明細書”であるのです。

つまり源泉徴収と同じものを、給与支払報告書である個人別明細書として市区町村などの自治体に送付するということです。

総括表とは?

さらに、もうひとつ給与支払報告書と呼ばれるものがあります。

それは、”総括表”です。

給与支払報告書は、市区町村などの自治体が住民税を計算するために必要な書類です。

会社は給与支払報告書である個人別明細書を、従業員の住民票がある市区町村ごとにまとめて、各市区町村に送ります。

その際会社は、各市区町村ごとに、住民票のある従業員の一覧である総括票を作成し、それを表紙として、各市区町村に給与支払報告書として送るのです。

つまり個人別明細書をまとめた表紙が総括票で、個人別明細書と総括表のセットが給与支払報告書ということです。

給与支払報告書の提出期限

1月31日(31日が土日祝と重なる場合には、次の平日)

給与支払報告書の提出期限は1月31日(31日が土日祝と重なる場合には、次の平日)です。

給与支払報告書の提出対象者

1月1日現在時点で在職している人

前年1年間のうちに給与を支払った人

年の途中で退職した人

1回でも給与を支払った人

給与支払報告書の提出が必要になる従業員は、基本的に1月1日現在時点で会社に在職している人です。また前年1年間のうちに給与を支払った人です。

年の途中で退職した人、1回でも給与を支払った人も対象になります。

1月1日というのは年末調整をした翌年の1月1日ですが、前年(年末調整をした年)12月31日までに退職した人の給与支払報告書は提出する必要があるということです。

逆を言えば1月1日に在籍している人でも、前の会社を12月31日までに退職した人、つまり年の途中で退職した人は前の会社が給与支払報告書を提出する必要があるということです。

また仮に1月1日に入社したとしても、1月1日に給与を支払わなければ対象外です。

1回でも給与を支払った人、つまり年末調整の対象である前年の1月1日から12月31日に1回でも給与を支払えば、その支払った会社が支払った分の給与支払報告書を提出する必要があるということです。

まとめ

年末調整の最後のお仕事は、給与支払報告書の作成、提出です。

源泉徴収票は4枚複写だと思っていたら、実はそのうち2枚は給与支払報告書でした。また、給与支払報告書はそれだけでなく、まとめて送るときの表紙もセットで給与支払報告書でした。さらに給与支払報告書とは住民税を計算するためのものでした。

年末調整がいくらクラウド型給与ソフトでラクになっても、これくらいの知識は最低限身につけておくべきです。

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