「エクセル(excel)で給与計算」は大変!

給与業務

給与計算といえば表計算、表計算といえばエクセル(excel)です。となると給与計算といえばエクセル(excel)です。

というのはもう過去の話にすべきでしょう。

「エクセル(excel)のテンプレートあり〼」とか、「時間関数を使えばラク!」とか、「エクセル(excel)の給与計算システム」とか、経験者としては背筋の寒い思いがします。

こんなに大変エクセル(excel)

ないよりマシのエクセル(excel)

私はかつて某家電メーカー系のIT企業で給与計算をしていましたが、現在のようにHRtechなど言葉も存在していない状態でしたので、勤怠のパッケージソフトと給与のパッケージソフトを利用していました。

給与のパッケージソフトは基本的にデータを作成して、インポートするという作業が発生するわけですが、インポートするデータはエクセル(excel)で作っていました。

古くは手書きの勤怠表を受け取り、それをエクセル(excel)に入力。データを加工してCSVに加工していたこともあります。

やがて現場部門の勤怠管理がエクセル(excel)で行われるようになると、そのエクセルデータをメール添付など受け取ることができるようになりました。

勤怠管理がパッケージソフトに変わると、その勤怠のパッケージソフトからCSVでデータを受け取ることができるようになりました。

そしてそのCSVをエクセル(excel)で加工して、給与のパッケージソフトにインポートとなります。

エクセル(excel)がないとどうにもならない環境でした。

今考えると大変・・・。エクセル(excel)

勤怠のエクセル(excel)化、データ化にも苦労

手書きからエクセル(excel)にデータ入力の時代を考えると、とにかく作業量が半端ではありません。全従業員分を手作業で入力です。

手書きとは言わなくても、個々に勤怠表をエクセル(excel)で作成していて、それをデータで渡すわけではなく、プリントアウトして、上司に確認の押印してもらってから総務に送ってくるので結局手作業になるわけです。

気の利く(というか現場、総務双方の効率を考えれば当然思いつくことですが)現場部門長がいたりすると、手書きやエクセル(excel)で作成してプリントアウトして押印などと面倒なことをしないで、部門長がエクセル(excel)のフォーマットを部下に配布し、データで収集。それを総務にデータで送ってくれたりし始めます。

ならばと、認印を押さないと気が済まない頭のかたい管理職(IT企業の管理職がそれですから頭も痛くなりますが)を強引に説得したり、うまく持ち上げてやらせたり、綿密に作戦を練ってそういう方向に持っていかざるを得ないように仕向けたり、などなど。苦労して、やっと勤怠のエクセル(excel)化、データ化の成功です。

エクセル(excel)も例外に弱い

パッケージソフトは例外に弱いのは周知の事実ですが、エクセル(excel)も同じことです。

会社の規模が大きくなってきたり、業態が多岐にわたるようになってくると、必ずしも通常の勤務の部門だけではなくなります。

一番困るのはシフト制の業務ですが、勤務が日をまたいだりすると、それを計算させる関数たるや複雑怪奇極まりないものになります。

やっとの思いで関数を組んだとしても、受託する業務が変わったり、シフトが変わったりすると、また関数は変更せざるを得なくなり、結局、エクセル(excel)化、データ化して効率化された時間が、関数を組んでる時間を超えることができないということもあります。

関数を組んでる時間があったら、手入力したほうが早いのでは?と思います。

パッケージ勤怠システムに移行

効率化を目指して。

本当は総務の効率化のためなのですが、”現場部門の負担軽減”をお題目にパッケージソフトを導入します。

パッケージソフト導入にあたっては、一応IT企業なので様々な勤務形態に対応すべく、社員であるプログラマーにお願いしてカスタマイズします。

それでもパッケージソフトからデータを吸い出してCSVに、さらにそのCSVデータをエクセル(excel)で加工して、パッケージソフトの給与システムにインポートする、という作業がなくなるわけではありません。

それでも必要エクセル(excel)勤怠

なんとか勤怠をスムーズにデータ化することが成功したとしても、必ず例外はあるものです。

例えば先述のシフト制です。

まず勤怠のパッケージソフトが対応してくれない。ならば致し方なしと先祖返りしてエクセル(excel)を使用することになりますが、その苦労は先述のとおりです。

まとめ

IT企業で、勤怠のパッケージソフトや給与のパッケージソフトを使っていて。

たしかにエクセル(excel)なしでは給与計算をすることはできませんでした。

そんな救世主であるエクセル(excel)でも、今考えるともう振り返りたくはありません。


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