給与業務の年間スケジュールから毎月のスケジュールで給与を把握しよう

給与業務の年間スケジュールから毎月のスケジュール スケジュール

給与は、雇用契約などに戻づく給与額から社会保険料、労働保険料、税金を控除して、差し引きされた支給額を決定し、支給します。

給与業務はミスがないのが当たり前です。

正しくて当たり前の給与計算は意外と難しい
「給与は正しくて当たり前」は、給与業務担当者とっては・・・ 労働者を雇うということは給与を支払うということです。逆に労働者からみると給与をもらえるから働くわけです。 その給与は、労働者からすると正確に計算されていて当たり前。毎月給与支給...

自分がもし、給与担当者でなく、別の業務(計算)を行っていて給与を受け取っていたとしたら、会社で働いて、働いた分だけ”間違いなく”給与が支払われることに、なんの疑問も持たないと思います。逆に「間違っているのではないか?」と思って給与明細を見る人も珍しいでしょう。

そんな間違いなく支払わなければならない給与を、支払う段取りをする給与業務は、スケジューリングが重要です。

年間の給与業務がどうなっているか?繁忙期は?社会保険は?労働保険は?月間に落とし込むと?だんだんと掘り下げていってみてみたいと思います。

給与業務の年間のスケジュール

まずはわかりやすくするために一覧にしてみました。

 社内税務署市区町村年金事務所、健保組合労基署ハローワーク
1月扶養控除等(異動)申告書の受理給与所得の源泉徴収など法定調書の提出(31日まで) 給与支払報告書の提出(31日まで) 労働保険料の納付(分割納付の第3期分) 
扶養親族数変更源泉徴収所得税特例納付(7月~12月給与から控除分(20日まで))
3月新入社員の給与計算     
給与改定、異動、昇進者の固定項目の改定(住宅手当や役職手当など)
新入社員の被保険者資格取得届の提出(健康保険・厚生年金保険は入社から5日以内、雇用保険は翌月10日まで)
高年齢労働者(4月1日現在で64歳以上)にかかる雇用保険料の免除開始
健康保険料率、介護保険料率変更(もしくは4月)
4月新卒社員、異動社員の給与設定     
健康保険、介護保険料率の変更対応
健康保険料率、介護保険料率変更(もしくは3月)
労働者名簿の作成、更新
5月4月入社社員の社保料控除開始(社保料控除は資格取得の翌月給与から控除開始)     
6月住民税特別徴収税額の改定 住民税特例納付(12月~5月分(10日まで))※従業員10人以上は毎月納付 賞与支払届(支給日から5日以内) 労働保険料の増加概算・確定保険料申告書の提出(6月1日~7月10日)、納付(一括納付or分割納付の第1期分(10日まで)) 
賞与の計算(6月賞与支給の会社)
7月労働保険年度更新(保険料計算) 源泉徴収所得税特例納付(1~6月給与から控除分(30日まで)) 算定基礎届提出(10日まで) 高年齢者雇用状況報告書作成
高年齢者雇用状況報告書作成月額変更届提出障害者雇用状況報告書作成
障害者雇用状況報告書作成(4月昇給者の随時改定) 
8月4月昇給による随時改定者の社会保険料改定     
9月厚生年金保険料率の変更     
10月7月に算定基礎届を提出した者の社会保険料改定   厚生年金保険の料率の改定 労働保険料納付(分割納付の第2期分(31日まで)) 
11月年末調整準備(社員に案内、必要書類の配布)     
12月賞与支給  住民税特例納付(6月~11月分(10日まで))※従業員10人以上は毎月納付 賞与支払届(支給日から5日以内)  
年末調整
源泉徴収票、給与支払報告書作成
退職の手続き 源泉徴収票提出(支払い年額250万円超)給与支払報告書提出健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届 雇用保険被保険者資格喪失届

年間における給与業務の繁忙期

年末調整

なんといっても給与業務で一番忙しい時期は年末調整の時期でしょう。

12月に年末調整をするので、11月から社員に書類を配布し始めるのが理想だと思います。10月下旬になると、国税庁から年末調整の書類が届きます。12月に年末調整を行い、1月には源泉徴収票給与支払報告書の提出となります。

それから動くのではなく、法改正などの情報把握から書類の準備等、できることはそれまでにやっておくことが肝要です。

住民税

住民税給与支払報告書を元に決定され、6月から5月まで控除する形になっています。そのため市区町村からは5月に年末調整です。そしてアナログな作業が多い住民税決定通知書が届きます。

なお、従業員が10人未満の事業所では、納期の特例の承認を受けることにより、本来毎月納付する住民税を年2回にまとめることができます(1月20日、7月10日)。

社会保険料

社会保険料は4、5、6月の給与を元に”算定”され、7月1日から7月10日までに社会保険料の”報酬月額算定基礎届”を提出します。これは9月分以降の社会保険料となり、10月より控除します。

労働保険料

労働保険料申告書も7月10日が期限となります。期間は6月1日から7月10日となっています。

新入社員の対応

主に4月となると思いますが、新入社員の給与支給の準備や、健康保険、厚生年金保険の被保険者資格取得届の提出、労働者名簿の調製、5月には社会保険料の控除の開始があります。

社会保険料率

毎年春に健康保険料と介護保険料の料率の見直しがあります。また秋は厚生年金保険料について注意が必要です。

給与業務の毎月のスケジュール

次に毎月のスケジュールに落とし込んでいきます。以下のスケジュールは例として、15日締め、25日支給の場合です。

15日人事異動、昇降給、扶養家族増減氏名、振込先変更対応
17日勤怠とりまとめ
20日給与の計算、給与明細の作成
22日給与振込
25日支給
31日社会保険料の納付
10日源泉所得税、住民税の納付

人事異動、昇降給、扶養家族増減、氏名、振込先変更、勤怠等、次の給与に反映させる情報を収集して、給与の計算、明細の作成、振込処理をし、支給日には社員の銀行口座等に振り込まれているようにします。

ここで重要かつ難しいのは勤怠情報の収集です。クラウド型の人事労務システムや勤怠システムなどを導入していない会社の場合には、各部門長と連携を密にして、正確かつ迅速に勤怠情報を集めなければなりません。

ここで終わりのような気がしますが、まだ社会保険料の納付、源泉所得税住民税の納付でやっと終了です。

まとめ

以上、給与業務の年間スケジュールをメインに月間のスケジュールまでみてみました。

やはり重要なのは、常に段取りを意識して、早め早めに準備。また、まだ次の段階に進めなくても、次のために準備できることはしておくということです。

さらに、忙しい時期が終わったからと言って「終了」ではなく、年間にしても月間にしても、余裕のある時期に効率化や効率化のための情報収集をしておくべきです。

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