社内システムで年末調整を行う限界 経験者は語る!

年末調整
A confused businessman thinking while standing on a square platform above a detailed maze

私は元々とある企業の総務部で働いていて、給与業務にも携わったことがあるのですが、年末調整はとても苦痛な作業でした。

あえて”作業”と書かせていただきましたが、仕事と言うにははばかられます。

”仕事”とは、常に効率を考え、少ない時間、労力でいかに大きな成果を出すかというものだと思います。

”仕事”と”作業”を区別すると、作業とはただ与えられた業務をこなすこと。仕事とは、効率を考え、段取りから準備、人員配置、効率的な作業を行うことで、さらにその作業の反省から、次回以降の作業への改善、そしてシステム化案の考察、システム化していくということを言うと思います。いわゆるPDCAサイクルというヤツです。

ただ特にシステム化ですが、元々の作業があまりに複雑怪奇で、システム化する時間を、作業が効率化されて短縮された時間でペイできる期間が、あまりに長かったり、せっかく作ったシステムが、法改正などで変更が余儀なくされたり、最悪の場合にはすぐに使えなくなってしまってはシステム化の意味がありません。

と、少し脱線してしまいましたが、年末調整は給与担当レベルがエクセルなどを使ってシステム化するのはあまりに無謀な作業でありました。

最先端のIT企業の内製システムが優れているとは限らない

私の勤務していた会社はとある大手家電メーカーの子会社で、グループ内のソフトウェア開発部門といった位置づけの会社でした。

当然社内にはプログラマーなどが多く在籍していて、プログラミングなどはお手の物という環境だったのです。

それ故、勤怠システムなどはもともとのパッケージソフトをプログラマーがプログラミングし直し、その会社に合ったものに変更していて、他の業界と比較すると、HRtech的には恵まれた環境だったかもしれません。

もちろんフロントオフィスの負担軽減も目的ではありましたが、その会社の年末調整も、フロントオフィスのプログラマーに対応してもらい、先述の勤怠システムが含まれている社内システムを利用して、扶養控除申告書などのフォーマットの配布など、できる限りの効率化は狙っていました。

しかし、どうだったでしょう。給与業務担当のマネージャーの能力、はたまたその上の総務部を担当する役員のマネジメント能力不足が原因か?。単なるパフォーマンスに終わり、作業負担が軽減したとは言い難かったです。

おそらくはフロントオフィスの負担やフロントオフィス従事者にとっての年末調整のわかりにくさは軽減されたでしょう。しかし逆に、そのような”焼け石に水システム”の作成や、作成にあたる人件費、さらにフロントオフィスからのクレームによる仕様変更、年末調整時期直前の事前準備等を考えると、給与業務担当からすると、素直にかつ地道に作業していたほうが結果的に効率的であったかもしれません。

本気の”商品” > 社内システム内製化

ありがちな話なのかもしれませんが、やはり、きちんと商売として、売り上げを意識して作成したシステムでないと、どんなに優秀なプログラマーを抱えていてもいいシステムはできないといういい例だったのかもしれません。

余計な話かもしれませんが、そもそも社内でも中核を担う事業に携わっている優秀なプログラマーは、忙しくて社内システムどころではないはずで、そのような業務を担当するプログラマーのレベルは如何に。という問題もあります。


年末調整
nonchanをフォローする
この記事が気に入ったら
いいね!しよう
最新情報をお届けします。
年末調整とか法定調書合計表とか源泉徴収票とか

コメント