給与の効率化 給与事務 給与業務

給与計算は難しいか? 給与事務は難しくない

給与計算の事務は難しいか? 給与計算事務は難しくない 給与の効率化

給与計算は難しいか?

給与事務は難しくない

総務の花形給与業務、給与計算。

給与計算に携わっていない社員からみても難しいイメージがあるのではないでしょうか?

たとえば給与明細を見ても、源泉徴収票を見ても、扶養控除申告書などが配布されてきても、難しい用語が並んでいてぱっと見敬遠したくなる雰囲気を醸し出しています。

実際、給与計算は難しいものなのでしょうか?

給与計算は難しいか?
給与事務は難しくない

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給与事務は難しくない

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給与計算は難しいか? 給与計算事務は難しくない

給与計算は難しいか?給与計算事務は難しくない

現在は給与業務、給与計算は難しくありません。給与ソフトが急激に発達してきているからです。

最近の給与ソフトのトレンドはクラウド型給与ソフトで、100%完璧とはいえないまでもその効率性は10年前、20年前とは格段に違います。

たとえば給与業務、給与計算は様々な法律が関係していて、毎年のようにその法律が改正され、給与業務、給与計算担当者はそれに対応していかなければなりません。

クラウド型給与ソフトであれば、ソフト側で勝手に対応してくれるので常にアンテナを張り巡らせ、常に知識を吸収して、常に対応していく必要がありません。

それでも知識はあった方がいい

もちろんそれでも知識があるに越したことはありません。

単純に一スタッフとして作業的なことをこなすだけでしたら、前述のように給与業務、給与計算はとてもカンタンになっています。

しかし、たとえばクラウド型給与ソフトなど、効率を考え、最先端のリソースを追い求めていくのであれば、その導入にあたって、法律を含めてすべての給与業務、給与計算を把握している必要があります。

給与業務、給与計算を把握しておくということは、管理職として給与業務、給与計算のスタッフを使っていく上でも必要なことです。

つまり、もしその会社がクラウド型給与ソフトなどの最先端のリソースを使っているのであれば、入口としては給与業務、給与計算は難しいものではないのです。

ステップアップ、キャリアアップしていく上では勉強していかなければなりません。

給与計算は難しいか?問われるのは会社の姿勢? 考え方が古ければ給与は難しくなる

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担当者の意識

上司の姿勢

経営者の考え方

これは私の経験談ですが・・・

担当者の意識

担当者とは、ベンチャー企業などであれば事業主なり経営者でもあります。

例えば貴方が上司だとして、部下の意識が”おばちゃん”だったらどうでしょう?

ちょっと表現は悪いですが、

「いやー、今のシステムに慣れていて、新しいシステムに慣れるのが大変だから私は反対です。」

別に”おばちゃん”に限らず、若い男性でもこういう人はいます。

逆に年配の女性でも、常に新しいものにアンテナを張って、自分に取り込んでいく魅力的な方もいます。

例えばこんな方です。

82歳のおばあちゃんは、Appleが認めた開発者。その人生観が深かった…
私には夢があるの。

つまり担当者が常に問題意識を持って、新しい情報を貪欲に吸収し、自分のスキルのため、会社のために効率化を図ろうと努力しているか?ということです。

上司の姿勢

どうでしょう?

例えば、あなたが給与業務担当者だとして、最新のクラウド型給与ソフトの良さを知りました。それを導入するには、まず上司を説得しなければなりません。

そんな時こういう上司もいます。

「それを導入すれば君は楽になる。だから導入の成果は私のものにしてほしい」

ドラマだけではありません。実際にこういう上司は世にはびこっています。これが日本に導入されたアメリカ式の成果主義です。

はっきりとそうは言わなくても、実際にはそういうことだということもあります。

経営者の考え方

まさかそんなことはないと思いますが、「頭が固くて、新しいものが嫌い」。

今どきはそんな経営者もいないと思いますし、とてもそれでは会社が立ち行かないと思います。

20年ほど前、そうパソコンが使われだしたころには、絶滅危惧種としてそういう経営者も存在しました。

そんな経営者の下では、いくらコストダウンを唱えても、最新のシステムの導入などできるはずがありません。

要は「給与業務、給与計算が難しいか?難しくないか?」という問題は、言い方を変えれば、「給与業務、給与計算が難しくなるか、難しくならないか」ということになるのです。

まず担当者の意識が高ければ、より効率的な最先端のシステムを低コストで利用しようとするでしょう。

担当者がそれを研究して導入を検討、上司に上申します。上司や経営者の意識が高ければ、担当者は高い意識のもと最先端のシステムを使って給与業務、給与計算をするのです。

それは難しいものではなく、正しく属人化という言葉とはかけ離れた、だれでもラクにカンタンにできる業務です。

つまり条件さえ整えばカンタン。条件が整わなければ難しい。

そういうことなのです。

その条件を整えるのは担当者の情熱であってほしいと私は思います。

これは最悪のパターン

もし条件が整わずに最先端のシステムを利用しなかったとしましょう。

そうなると確かに給与業務は、労働法各法や社会保険法各法などを網羅していなけらばならない、またミスが許されない、計算が複雑。

つまり難しいということになるのです。しかも正しくて当たり前。

給与業務、給与計算が正しくて当たり前なことについて詳しくはこちらの記事をご覧ください。

正しくて当たり前の給与計算は意外と難しい
「給与は正しくて当たり前」は、給与業務担当者とっては・・・ 労働者を雇うということは給与を支払うということです。逆に労働者からみると給与をもらえるから働くわけです。 その給与は、労働者からすると正確に計算されていて当たり前。毎月給与支給...

ただ、このブログで紹介しているとおり、それは時代時代の最新のシステムを使うことによって、より簡単になり、まさに現在では最先端のシステムを導入すれば、属人化からも解放されて簡単にはなるのです。

もちろん先述のとおり、最先端のシステムを利用しつつ、関係する知識を身につけているというが理想だということは間違いありません。

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私が経験した環境は、頭の固い経営者の下で、歪んだ成果主義を採用している会社で、自分の成果にならないとあらゆる手段で妨害する上司の元、おばちゃん化した同僚に囲まれているというものでした。

さらに私の職場では、給与事務、給与計算が属人化していたことが問題でした。

私の上司である、途中から管理職になった給与事務担当者の方は、とにかく給与業務を自分の手から取り上げられるのを恐れていて、事実本人もそのように言っていました。

その方は、経営層との戦略的人間関係をもっとも重視していたので、会社としても部門としても、わかっていても対処することができません。

その方の思惑どおり給与事務は完全に属人化していました。その方がいなければ会社は給与を支払うことができないのです。かつ後釜を育てることもしないので、その方から給与業務を引きはがすことはできません。

その方から給与事務を引きはがすことは、イコール会社の給料が止まるというところにまで状況は追い込まれていました。

そんな上司の下で部下は育たず。私の知っている限りで、約13年の間に私を含めのべ7人の犠牲者が出ました。そう担当者がつぎつぎに退職していったのです。

今考えると、私も大人になって、戦略的人間関係を築いて、それこそその方に成果を譲るくらいの覚悟で、システム化や効率化を図ればよかったかもしれません。

また現在のように最先端のシステムがあればもしかして・・・。

給与計算は難しいか?給与事務が簡単になってきた変遷とは? excel(エクセル)からはじまり・・・

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excel(エクセル)を有効活用するかしないか。

給与計算ソフトを使うか使わないか。

社労士を使うか使わないか。

アウトソーシングを使うか使わないか。

クラウド型の給与計算ソフトを使うか使わないか。

ちょっと、わざと時系列にしてみました。

給与計算の歴史を紐解くつもりはないのですが、給与というものが発生した時代には、もちろん紙と鉛筆(筆?)で計算していたのでしょう。

パソコン、表計算ソフトが登場したあたりから、システム化が始まったと思います。

そしてバブルを迎えるわけですが、その頃はまだ企業も余裕があって、パッケージではなく、完全にその会社の給与システムや慣習に合わせ、カスタマイズされたソフトを、それこそ大企業は億を超える額で導入していたと思います。

やがてバブルは崩壊し、そのような贅沢をすることはできなくなり、安価で、運用が固まっているパッケージソフトの時代になりました。バブルの頃とは逆に、会社がソフトに合わせて運用を変えるということもあったと思います。

そのような流れとは別に、実際の給与事務現場では、給与事務、給与計算以外でもそうですが、excel(エクセル)をいかに使いこなすかで実務の能力は問われていたと思います。

単純には、excel(エクセル)をワープロとしてしか使わないか(wordが使い易いか使いにくいかという議論もありますが)、「こんなことはできないか?あんなことはできないか?」と常にネットや同僚の口コミにアンテナを張り、新しい情報が入れば試してみるというくらいexcel(エクセル)の機能を使うかによってその人の資質は問われていたと思います。

ただし、社員が少なければexcel(エクセル)でなんとか対応できても、そこそこの規模になるとパッケージソフトと併用していました。

当時のパッケージソフトはほぼカスタマイズしないで使用しますので、特に特別なことがなくても、まず勤怠データなどをexcel(エクセル)で加工してCSVにし、インポートするという作業がありました。

また、会社特有の事情があれば、またエクセルでデータ加工が必要であり、様々な業態を持つ会社であれば、勤務体系も違うことから、またexcel(エクセル)での加工も必要です。

そのころから、労働法(労働基準法や労災保険法など)の相談などにしか使っていなかった社労士事務所に、給与事務の一部をお願いするという流れもあったと思います。例えばそれは、社員入社時の社会保険の資格取得届などです。

やがて給与の分野にもアウトソーシングの波が押し寄せてきて、効率を求めたり、会社規模が大きくなってきた、担当者のマンパワーが落ちてきた、といった事情でアウトソーシングを使う会社も増えたと思います。

アウトソーシングを使うにあたっては、アウトソーシング会社が社労士と契約していて、就業規則の改訂などもアウトソーシング会社を通して社労士にお願いするなどといった形態もあるでしょう。

そして現在ですが、まだまだアウトソーシング&社労士の会社も多いと思われますが、時代はクラウド型給与ソフトです。

まとめ

給与計算は難しいか?というと、給与計算事務は難しくありません。

問われるのは会社の姿勢であり、会社の考え方が古ければ給与は難しくなります。

給与が難しい最低の職場環境とは、頭の固い経営者の下で、歪んだ成果主義を採用している会社です。

給与事務が簡単になってきた変遷とは、excel(エクセル)からはじまり現在はクラウド型給与ソフトです。