年末調整をエクセルで、無料でやる?

年末調整 エクセル 30年 無料 年末調整

会社の給与業務担当者として年末調整をできるだけコストをかけずにやろうとしたら、やはり一番最初に思い浮かぶのはエクセル(Excel)を使ってやることでしょう。

かつてはエクセル(Excel)と給与計算は切っても切り離せないものでした。たしかに他の有効手段がないのであれば、エクセル(Excel)に頼らざるを得ません。

しかし給与業務全般同様、年末調整もエクセル(Excel)を使うことは賢い選択とは言えません。

年末調整を無料のエクセル(Excel)でやることが安いのか?

目先のことだけ考えればエクセル(Excel)

ワープロ並みに使うならエクセル(Excel)

関数、マクロを駆使、来年以降も有効活用ならエクセル(Excel)は選外

単純にデータだけのことを考え、また今年だけのことを考えたら、エクセル(Excel)でも、専用ソフトでもそれほど変わることはないでしょう。しかしそれはエクセル(Excel)をワープロ並みに使う場合です。つまりデータを入力するだけ、書類を作成するだけという意味です。

エクセル(Excel)の機能を関数だけでなくマクロなども使用して、またその作成したデータを来年以降も有効活用しよう考えるのならば、年末調整用のエクセル(Excel)ファイルの設計というのは、かなり複雑なものになるはずです。

しかも、もし翌年に法改正などがあって関数、マクロなどの設計を見直す必要があるとなるとまたほとんどイチから作業のやりなおしです。

こんなに大変エクセル(excel)-私の経験-

給与計算といえば表計算、表計算といえばエクセル(excel)です。となると給与計算といえばエクセル(excel)です。

というのはもう過去の話にすべきでしょう。

「エクセル(excel)のテンプレートあり〼」とか、「時間関数を使えばラク!」とか、「エクセル(excel)の給与計算システム」とか、経験者としては背筋の寒い思いがします。

年末調整では

年末調整をエクセル(excel)でやるということは、1月から1年分の源泉徴収簿(給与台帳)の作成、データの集計、扶養控除申告書等の年末調整書類の作成、控除などの集計、所得税の計算、清算等をすべて手作業でやるということです。

そして、できるだけ効率化を図ろうと考えれば、データを連携させて、関数を組んだり、マクロを組んだりということになります。

ないよりマシのエクセル(excel)

私の経験ではすでに年末調整においては、パッケージの給与ソフトを使っていましたので、ここでは勤怠ではどうだったかという経験を書いてみたいと思います。

私はかつて某家電メーカー系のIT企業で給与計算をしていました。現在のようにHRtechなど言葉も存在していない状態でしたので、勤怠のパッケージソフトと給与のパッケージソフトを利用していました。

給与のパッケージソフトは基本的にデータを作成して、インポートするという作業が発生するわけですが、インポートするデータはエクセル(excel)で作っていました。

古くは手書きの勤怠表を現場部門から受け取り、それをエクセル(excel)に入力。データを加工してCSVに加工していたこともあります。

やがてこちらからの粘り強い働きかけで、現場部門の勤怠管理がエクセル(excel)で行われるようになると、そのエクセルデータをメール添付など受け取ることができるようになりました。

勤怠管理がパッケージソフトに変わると、その勤怠のパッケージソフトからCSVでデータを受け取ることができるようになりました。

そしてそのCSVをエクセル(excel)で加工して、給与のパッケージソフトにインポートとなります。

エクセル(excel)がないとどうにもならない環境でした。

今考えると大変・・・。エクセル(excel)

勤怠のエクセル(excel)化、データ化にも苦労

手書きからエクセル(excel)にデータ入力の時代を考えると、とにかく作業量が半端ではありません。全従業員分を手作業で入力です。

手書きとは言わなくても、個々に勤怠表をエクセル(excel)で作成していて、それをデータで渡すわけではなく、プリントアウトして、上司に確認の押印してもらってから総務に送ってくるので結局手作業になるわけです。

気の利く(というか現場、総務双方の効率を考えれば当然思いつくことですが)現場部門長がいたりすると、手書きやエクセル(excel)で作成してプリントアウトして押印などと面倒なことをしないで、部門長がエクセル(excel)のフォーマットを部下に配布し、データで収集。それを総務にデータで送ってくれたりし始めます。

ならばと、認印を押さないと気が済まない頭のかたい管理職(IT企業の管理職がそれですから頭も痛くなりますが)を強引に説得したり、うまく持ち上げてやらせたり、綿密に作戦を練ってそういう方向に持っていかざるを得ないように仕向けたり、などなど。苦労して、やっと勤怠のエクセル(excel)化、データ化の成功です。

エクセル(excel)も例外に弱い

パッケージソフトは例外に弱いのは周知の事実ですが、エクセル(excel)も同じことです。

会社の規模が大きくなってきたり、業態が多岐にわたるようになってくると、必ずしも通常の勤務の部門だけではなくなります。

一番困るのはシフト制の業務ですが、勤務が日をまたいだりすると、それを計算させる関数たるや複雑怪奇極まりないものになります。

やっとの思いで関数を組んだとしても、受託する業務が変わったり、シフトが変わったりすると、また関数は変更せざるを得なくなり、結局、エクセル(excel)化、データ化して効率化された時間が、関数を組んでる時間を超えることができないということもあります。

関数を組んでる時間があったら、手入力したほうが早いのでは?と思います。

パッケージ勤怠システムに移行

効率化を目指して。

本当は総務の効率化のためなのですが、”現場部門の負担軽減”をお題目にパッケージソフトを導入します。

パッケージソフト導入にあたっては、一応IT企業なので様々な勤務形態に対応すべく、社員であるプログラマーにお願いしてカスタマイズします。

それでもパッケージソフトからデータを吸い出してCSVに、さらにそのCSVデータをエクセル(excel)で加工して、パッケージソフトの給与システムにインポートする、という作業がなくなるわけではありません。

それでも必要エクセル(excel)勤怠

なんとか勤怠をスムーズにデータ化することが成功したとしても、必ず例外はあるものです。

例えば先述のシフト制です。

まず勤怠のパッケージソフトが対応してくれない。ならば致し方なしと先祖返りしてエクセル(excel)を使用することになりますが、その苦労は先述のとおりです。

こんなに大変エクセル(excel)-私の経験-まとめ

IT企業で、勤怠のパッケージソフトや給与のパッケージソフトを使っていて、たしかにエクセル(excel)なしでは給与計算をすることはできませんでした。

そんな救世主であったエクセル(excel)でも、今考えるともう振り返りたくはありません。

先述のとおり、幸いにも私は、年末調整はパッケージの給与ソフトを使っていました。勤怠でこれですので、年末調整もエクセル(excel)だったらと思うとぞっとします。

まとめ

私のエクセル(excel)での勤怠管理の経験を書かせていただきましたが、今考えるとそれでもまだ恵まれていた方だと思います。パッケージの勤怠システムやパッケージの給与計算ソフトがあり、ソフトウェア開発という業態から現場部門のサポートがあってカスタマイズできたりしていたわけですから。

勤怠管理ですらその状態ですので、さらに複雑でありかつ、税制改正などがからむ年末調整など言うまでもないことです。

この経験は会社の規模に関係ないと思います。なぜなら、1人だろうと500人だろうと、関数やマクロを組むのは同じだからです。

エクセル(excel)もクラウド型給与ソフトも試すのは無料です。AIに人間の業務が駆逐されるという話が取り沙汰されています。例えばNHKスペシャル マネー・ワールド~資本主義の未来で孫社長が語られていたことに、私は「AIに使われる側でなくAIを使う側になればいいのでは?」と思いました。言ってみればエクセル(excel)は使われる側、クラウド型給与ソフトは使う側というイメージがあります。


年末調整
nonchanをフォローする
この記事が気に入ったら
いいね!しよう
最新情報をお届けします。
年末調整とか法定調書合計表とか源泉徴収票とか

コメント