年末調整 マイナンバー 2018年(平成30年)分 そもそもマイナンバーって?

年末調整 マイナンバー 2018年(平成30年)分 そもそもマイナンバーって?年末調整

平成28年(2016年)に導入が開始されたマイナンバー制度。平成28年(2016年)分の給与所得者の扶養控除等申告書から、マイナンバー記載欄が設けられました。

当初、保険料控除申告書配偶者特別控除申告書、住宅借入金等特別控除申告書にもマイナンバーの記載が必要ということでありましたが、結局記載が必要なのは扶養控除等申告書だけになりました。

また、提出済みである旨記載すればOKになったり、きちんと帳簿が整備されていればOKになったりと目まぐるしく扱いが変わってきて目が離せない状況です。

平成30年(2018年)の年末調整におけるマイナンバーの扱いはどうなるのかをみてみたいと思います。

※2018年10月21日現在

※この記事はサラリーマンの方、給与担当者の方、どちらでもわかるように別々にしています。

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平成30年(2018年)は配偶者控除等申告書に配偶者のマイナンバーの記載が必要に注意

基本的に従前、配偶者のマイナンバーを会社に提示していればマイナンバーの記載は不要

はじめて配偶者控除を受けるときは注意

基本的に配偶者特別控除に変更はあるものの、配偶者控除に変更はないので、平成29年(2017年)までに扶養控除申告書等で、会社に配偶者のマイナンバーを提示していれば、この新しい配偶者控除等申告書にマイナンバーの記載は不要です。

これは今回に限りませんが、配偶者のマイナンバーをまだ会社に提示していない、つまり例えばはじめて配偶者控除や配偶者特別控除を受ける場合には、この新しい配偶者控除申告書に配偶者のマイナンバーの記載が必要になってきます。

平成 29 年度税制改正により新設された「給与所得者の配偶者控除等申告書」には、控除対
象となる配偶者のマイナンバー(個人番号)を記載する必要がありますので、原則として、
マイナンバー(個人番号)の記載を省略することはできません。
しかしながら、給与等の支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が「給与所得
者の配偶者控除等申告書」の余白に「マイナンバー(個人番号)については給与支払者に
提供済みのマイナンバー(個人番号)と相違ない」旨を記載した上で、給与等の支払者に
おいて、既に提供を受けている控除対象となる配偶者のマイナンバー(個人番号)を確認
し、確認した旨を「給与所得者の配偶者控除等申告書」に表示するのであれば、「給与所
得者の配偶者控除等申告書」の提出時に控除対象となる配偶者のマイナンバー(個人番号)
を記載しなくても差し支えありません。

(出典:国税庁HP)

扶養控除申告書にはマイナンバーの記載は不要

扶養控除申告書は平成29年(2017年)と同じです。

本人、控除対象となる配偶者、控除対象扶養親族について、会社に帳簿があればマイナンバーの記載は不要です。

扶養控除等申告書には、基本的には、従業員等のマイナンバー(個人番号)を記載する必要がありますが、給与支払者が扶養控除等申告書に記載されるべき従業員本人、控除対象となる配偶者又は控除対象扶養親族等の氏名及びマイナンバー(個人番号)等を記載した帳簿を備えている場合には、その従業員が提出する扶養控除等申告書にはその帳簿に記載されている方のマイナンバー(個人番号)の記載を要しないこととされました。

(出典:国税庁HP)

扶養控除申告書にマイナンバーの記載は不要

※ただし条件はあり

平成28年(2016年)分の給与所得者の扶養控除等申告書の場合は、「提供済のマイナンバーと相違ない」と扶養控除等申告書へ記載すればマイナンバーは不要でした。

平成29年(2017年)分の給与所得者の扶養控除等申告書は、会社がマイナンバーの帳簿を備えていれば、記載が不要となりました。

つまり以前、給与所得者の扶養控除等申告書にマイナンバーを記載してもらったり、それ以前にマイナンバーを収集して、「提供済のマイナンバーと相違ない」と記載していて、一覧表などのマイナンバーの帳簿があれば、平成30年(2018年)分の給与所得者の扶養控除等申告書および平成31年(2019年)分の給与所得者の扶養控除等申告書にはマイナンバーの記載は必要ないというわけです。

平成29年1月1日以後に支払を受けるべき給与等について、給与等の支払者に対して次に掲げる申告書の提出をする場合において、その支払者が、これらの申告書に記載すべき提出者本人、控除対象配偶者、扶養親族等のマイナンバー(個人番号)その他の事項を記載した帳簿(注)を備えているときは、その提出をする者は、当該申告書に、その帳簿に記載された者に係るマイナンバー(個人番号)の記載を要しないこととされました。
① 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
② 従たる給与についての扶養控除等(異動)申告書
③ 退職所得の受給に関する申告書
④ 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書
(注) 上記①から④の申告書の提出前に、これらの申告書の提出を受けて作成された帳簿に限ります。

(出典:国税庁HP)

ちょっと拍子抜けのような感じですが、特に会社から指示がない場合は会社の給与担当者に聞いてみた方がいいと思います。

漏洩するとかなりリスクの高い個人情報ですので、条件を満たしていて、必要ないのであればマイナンバーの記載をしなくていいのです。

年末調整でマイナンバーを必要としない書類

保険料控除申告書

配偶者控除等申告書

住宅借入金等特別控除申告書

配偶者控除等申告書(配偶者は必要(不要の条件もあり))

マイナンバー配偶者不要の条件についてはこちらの記事をご覧ください。

配偶者特別控除とマイナンバー、平成30年は?
朝晩が冷え込むばかりか、日中でも気温が上がらない日が増えてきました。暑がりの私にとってはとても快適な日々が続いています。こんな季節になるとそろそろ年末調整が気になるころです。 平成29年の税制改正によって、今年平成30年分の扶養控除等申告...

扶養控除等申告書には、従業員本人、控除対象となる配偶者及び控除対象扶養親族等のマイナンバー(個人番号)の記載が必要です。

なお、平成29年1月1日以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書については、給与支払者が従業員等のマイナンバー(個人番号)等を記載した一定の帳簿を備えている場合には、その帳簿に記載されている方のマイナンバー(個人番号)の記載を要しないものとされました。

(注) 年末調整関係書類のうち、「給与所得者の保険料控除申告書」、「給与所得者の配偶者特別控除申告書」(平成30年1月1日以後廃止)及び「給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書」については、上記の取扱いとは異なり、平成28年4月1日以後に提出するものからマイナンバー(個人番号)の記載は不要です。
 なお、平成29年度税制改正により新設された「給与所得者の配偶者控除等申告書」については、従業員本人のマイナンバー(個人番号)の記載は不要ですが、配偶者のマイナンバー(個人番号)の記載が必要です。

(出典:国税庁HP)

マイナンバーとは

税や年金、雇用保険などの行政手続に使われる国民一人ひとりが持つ12桁の番号のこと

そもそもマイナンバーとは何なのかという問題ですが、我々国民の利便性が高まり、また行政事務が効率化され、公平な各種給付の確保されることが期待される、税や年金、雇用保険などの行政手続に使われる国民一人ひとりが持つ12桁の番号のことです。

国民一人ひとりが持つ12桁の番号のことです。
今後、税や年金、雇用保険などの行政手続に使います。
マイナンバーの利用により①税や、年金、雇用保険などの行政手続きに必要だった添付書類が削減され、これらの手続きでの皆様の利便性が高まります。
また、②行政事務の効率化や、③公平な各種給付の確保などが実現できます。

(出典:総務省HP)

マイナンバーが導入されるまでは

マイナンバーが導入されるまでは以下のようにバラバラに管理されていました。

被保険者番号

年金事務所、協会けんぽ、健康保険組合関連

基礎年金番号

年金事務所関連

雇用保険被保険者番号

ハローワーク関連

これらがマイナンバーによって紐づけられることになったのです。

  

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平成30年(2018年)は配偶者控除等申告書に配偶者のマイナンバーの記載が必要に注意

基本的に従前、配偶者のマイナンバーの提示を受けていればマイナンバーの記載は不要

はじめて配偶者控除を受ける従業員は注意

基本的に配偶者特別控除に変更はあるものの、配偶者控除に変更はないので、平成29年(2017年)までに扶養控除申告書等で、配偶者のマイナンバーの提示を受けていれば、この新しい配偶者控除等申告書にマイナンバーの記載をしてもらう必要はありません。

これは今回に限りませんが、配偶者のマイナンバーをまだマイナンバーの提示を受けていない、つまり例えばはじめて配偶者控除や配偶者特別控除の対象になる場合には、この新しい配偶者控除申告書に配偶者のマイナンバーを記載してもらう必要があります。

平成 29 年度税制改正により新設された「給与所得者の配偶者控除等申告書」には、控除対
象となる配偶者のマイナンバー(個人番号)を記載する必要がありますので、原則として、
マイナンバー(個人番号)の記載を省略することはできません。
しかしながら、給与等の支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が「給与所得
者の配偶者控除等申告書」の余白に「マイナンバー(個人番号)については給与支払者に
提供済みのマイナンバー(個人番号)と相違ない」旨を記載した上で、給与等の支払者に
おいて、既に提供を受けている控除対象となる配偶者のマイナンバー(個人番号)を確認
し、確認した旨を「給与所得者の配偶者控除等申告書」に表示するのであれば、「給与所
得者の配偶者控除等申告書」の提出時に控除対象となる配偶者のマイナンバー(個人番号)
を記載しなくても差し支えありません。

(出典:国税庁HP)

扶養控除申告書にマイナンバーの記載は不要

扶養控除申告書にマイナンバーの記載は不要

※ただし条件はあり

平成28年(2016年)分の給与所得者の扶養控除等申告書の場合は、「提供済のマイナンバーと相違ない」と扶養控除等申告書へ記載すればマイナンバーは不要でした。

平成29年(2017年)分の給与所得者の扶養控除等申告書は、マイナンバーの帳簿を備えていれば、記載が不要となりました。

つまり以前、給与所得者の扶養控除等申告書にマイナンバーを記載してもらったり、それ以前にマイナンバーを収集して、「提供済のマイナンバーと相違ない」と記載していて、一覧表などのマイナンバーの帳簿があれば、平成30年(2018年)分の給与所得者の扶養控除等申告書および平成31年(2019年)分の給与所得者の扶養控除等申告書にはマイナンバーの記載は必要ないというわけです。

平成29年1月1日以後に支払を受けるべき給与等について、給与等の支払者に対して次に掲げる申告書の提出をする場合において、その支払者が、これらの申告書に記載すべき提出者本人、控除対象配偶者、扶養親族等のマイナンバー(個人番号)その他の事項を記載した帳簿(注)を備えているときは、その提出をする者は、当該申告書に、その帳簿に記載された者に係るマイナンバー(個人番号)の記載を要しないこととされました。
① 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
② 従たる給与についての扶養控除等(異動)申告書
③ 退職所得の受給に関する申告書
④ 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書
(注) 上記①から④の申告書の提出前に、これらの申告書の提出を受けて作成された帳簿に限ります。

(出典:国税庁HP)

ちょっと拍子抜けのような感じですが、この機会に給与業務にかかわるマイナンバーについてみてみたいと思います。

ついでにマイナンバーについて

給与業務担当者がマイナンバーに最も多く関係する書類

給与所得者の扶養控除等申告書

給与業務担当者がマイナンバーに最も多く関係する書類はなにかというと、それはここまでに話題になっている”給与所得者の扶養控除等申告書”となります。

つまり年末調整の時が一番触れる機会が多いということです。

給与業務においてマイナンバーを扱う書類

源泉徴収票

雇用保険被保険者資格取得届

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届

その他に、給与業務においてマイナンバーを扱う書類は以上になります。

マイナンバーを扱う上で気を付けるべきこと

本人確認の方法

マイナンバーの適切な管理

マイナンバーを取り扱う上で注意すべき点は以上の2点です。

これらについては、また別途取り上げたいと思っています。

マイナンバーとは

税や年金、雇用保険などの行政手続に使われる国民一人ひとりが持つ12桁の番号のこと

そもそもマイナンバーとは何なのかという問題ですが、我々国民の利便性が高まり、また行政事務が効率化され、公平な各種給付の確保されることが期待される、税や年金、雇用保険などの行政手続に使われる国民一人ひとりが持つ12桁の番号のことです。

国民一人ひとりが持つ12桁の番号のことです。
今後、税や年金、雇用保険などの行政手続に使います。
マイナンバーの利用により①税や、年金、雇用保険などの行政手続きに必要だった添付書類が削減され、これらの手続きでの皆様の利便性が高まります。
また、②行政事務の効率化や、③公平な各種給付の確保などが実現できます。

(出典:総務省HP)

マイナンバーが導入されるまでは

マイナンバーが導入されるまでは以下のようになっていました。

被保険者番号

年金事務所、協会けんぽ、健康保険組合関連

基礎年金番号

年金事務所関連

雇用保険被保険者番号

ハローワーク関連

これらがマイナンバーによって紐づけられることになったのです。

マイナンバー取り扱いにおける留意点

目的外利用の禁止 

提供の求めの制限

本人確認の措置

情報の安全管理

便利になることは結構ですが、当然それに伴いリスクも発生します。マイナンバー取り扱いにあたっては、以下な留意点が挙げられています。

目的外利用の禁止 

マイナンバーは「社会保障・税・防災」の事務において、必要な限度で利用することが可能である。従業員などからマイナンバーの提供を受ける場合には、利用目的を明らかにしなければならない。また、会社で管理する社員番号などにマイナンバーを利用するなど、本来の目的以外で使用することはできない。

提供の求めの制限

取引先の担当者など、必要のない人からマイナンバーの提供を受けることはできない。

本人確認の措置

なりすましなど、悪用されることを防ぐため、マイナンバーの提供を受ける際には本人確認をすることが必要である。

情報の安全管理

マイナンバーを管理するため、アクセス制限を掛ける、退職などで不要となった番号を削除するなど、企業には厳格な保護措置が求められる。また、マイナンバーが悪用された場合には甚大な被害が生じる可能性があるため、状況に応じて罰則が定められている。

マイナンバー対応に向けた措置

基本方針の策定

マニュアルの策定

組織的安全管理措置

人的安全管理措置

物理的安全管理措置

技術的安全管理措置

個人情報の漏洩リスクなどが取り沙汰されるマイナンバーですが、以下のような措置が必要とされています。

基本方針の策定

マイナンバーの取り扱いに関する基本方針を策定する

マニュアルの策定

マイナンバーの取り扱いに関する取扱規定(マニュアル)を策定する

組織的安全管理措置

会社の組織体制を整備し、マイナンバーの取り扱い、状況確認、漏えい等への対応を確立する

人的安全管理措置

責任者、事務取扱担当者を監督、教育する方法を確立する

物理的安全管理措置

マイナンバーを取り扱う場所(取扱区域)の明確化、盗難・漏えい防止方法の確立、マイナンバー情報の削除・電子媒体等の廃棄方法の明確化を行う

技術的安全管理措置

マイナンバーへのアクセス制御やログ管理、不正アクセス防止を確立する

まとめ

平成30年(2018年)分の年末調整において、配偶者控除等申告書への配偶者のマイナンバーの記載が必要な場合があるので注意という内容でした。

またそもそもマイナンバーとは何なのか?目的は?留意点や必要な措置などについてもみてました。

先述のとおり、これまでもマイナンバーは、年末調整時に、配偶者特別控除申告書保険料控除申告書などで利用される予定でしたが、見直しが行われています。

また年末調整全体について、今年(2018年)は配偶者控除と配偶者特別控除の大幅改正がありました。またそれにともない配偶者特別控除申告書が配偶者控除等申告書に改められます。

今後もどのように変更になるかはわかりませんので、常に新しい情報にアンテナを張ることが必要になると思われます。

その時々の行政の都合で運用が変わったり、毎年年末調整のたびに確認するのはとても面倒です。私もまだまだ研究不足ですが、マイナンバーに関してはマネーフォワードクラウドマイナンバーマイナンバー管理 freeeあたりを使っていれば、法改正や運用の変更を気にすることもないでしょうし、年末調整に関して言えばクラウド型給与ソフトを使えばシステム側で勝手に対応してくれます。

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